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■アメリカ 米国秘書資格検定(Certified Professional Secretary, CPS)試験内容■


この米国秘書(Certified Professional Secretary)検定コースは、International 
Association of Administrative Professionalsの資格試験であるCPS試験に合格す
るための準備をするコースです。資格試験に合格したい方のみならず、管理部門で
の仕事を将来の自分のキャリアにしていこうと考えるすべての皆様に向けたプログ
ラム内容になっています。履修項目は非常にベーシックであり、且つ実践に即した
カリキュラムになっております。

基本情報
資格試験について 【受験時期 】 毎年5月と11月の第一土曜日
【受験場所】 アメリカ、日本どちらでも受験が可能です。インターンシップにお申込
いただく場合は、アメリカで受験していただきます。日本で受験する場合は、東京
港区他、各国で受験可能で、留学中には模擬試験に合格、帰国後に日本で本
受験となります。勿論、帰国後、資格試験合格までのサポート体制も万全です。
【受験費用】 申込手数料 $60 + 受験料 $160
資格について 【受験者数】 2,237(2003年) / 208,962(Total)
【合格者数】 965(2003年) / 61,622(Total)
【合格率】 上位約43%
【難易度】 College Level
受験対象者について ■今現在管理の部署で働いていて、将来的にもこの分野でのキャリアを考えており、
専門性をさらに高めていくことを考えている方。
■今現在別の分野で働いているが、将来管理部門とくに秘書の分野でのキャリア
を考えており、転職の際の武器を必要とされている方。
■いまは学生だが、将来のキャリアを管理部門、特に秘書で考えており、自分の
希望する会社、部署で働く為に自分の価値をアピールする武器を必要としている方。
CPS受験資格について ■現在社会人の場合、週20時間以上の管理関係(総務、人事、オフィスマネー
ジャー、Administrative Assistant, Executive Assistant等)の仕事に2ヶ月以上
就いた経験がある、ということが証明できること』 です。ポイントは、就業した会社
の上司から所定の雇用証明書類にサインが必要です。アルバイトでもOKです。
もし、このプログラムに参加するまでに、上記基準を満たす事ができない状況であ
れば、ご相談下さい。

■現在仕事をしていない場合には、下記の条件を満たしていること。

1)4年制大学卒業 : 過去5年間に2年以上の職務経験がある。
2)2年制大学卒業 : 過去5年間に3年以上の職務経験がある。
3)高校卒業 : 過去5年間に4年以上の職務経験がある。

CPS受験を希望する皆様は、受験申請書を提出するまでに上記の用件を満たす事
が必要です。しかし、大学・短大在学中の方は例外です。

■現在大学・短大に在学中の皆様は、就労経験が無くてもCPSの受験は可能です。
しかし、6年以内に上記を満たすことが必須となっています。つまり、現在短大在学
中の方は、6年以内に短大を卒業し、3年間就労経験を持たなければなりません。
現在大学生の方は、6年以内に同じく大学を卒業し、2年間の就労経験を積む必要
があります。

受験資格確認チャートで再確認!
活躍が期待される分野 ■外資系役員秘書、あるいは管理部門
■海外に支店をもつ大手企業の管理部門
■海外拠点担当役員秘書
学習内容 
(詳細は一部抜粋)
【Part 1】 Finance and Business Law 
I. 経済学 : 需要と供給に関わる用語解説 
経済的成果を取り扱う刊行物 
国際貿易に関する基本概念 
(全5章)
II. 会計学 : 会計の基本前提 
会計サイクルの12ステップの過程 
経営上の会計の定義と役割 
(全15章)
III. ビジネス法 : 契約構成のための要件 
ビジネスと雇用の規則 
特許と著作権問題 
(全8章) 

【Part 2】 Office Systems Administraton
II. オフィステクノロジー: E-mail、FAX、電報など電子郵便関連用語説明 
記録文書のライフサイクル 
オフィス家具と機器調達の重要な要素 
(全8章) 
I. オフィスアドミニストレ
ーション :
役員不在時の秘書により遂行される仕事 
業務簡素化について 
会議での秘書の役割 
(全8章) 
III. ビジネスコミュニケー
ション :
Noと言わざるを得ない手紙の書き方 
説得力のある手紙の書き方のテクニック 
テクニカル校正(句読点・文法など) 
ビジネスで使われる標準的なレターフォーマット 
(全11章) 

【Part 3】 Management
I. 行動学 : 個人とグループ 
基本的なリーダーシップスタイル 
様々な自我ステイタスとコミュニケーションに及ぼす影響 
人はなぜ変化にストレスを感じるのか? 
(全5章) 
II. 人事管理 : 報酬と手当て 
インタビューの方法、テクニックと手順 
従業員の安全・健康・ストレス 
従業員離職プロセス 
(全8章) 
III. 組織とマネジメント : ビジネス組織体系とそれらの有利な点・不利な点 
意思決定の定義と意思決定プロセス 
在庫管理プロセスの秘訣と用語 
マーケティングにおける消費者行動の及ぼす影響 
(全5章) 
試験概要 ■CPS試験はすべて選択式。  
■問題は2行程度の英語でそれほど高度な英語力を必要とするものではありません。 
■質問の英語のパターンも数パターンあるのみで模擬試験を繰り返すことで理解&コツをつかむことができるようになります。
■試験は基本的な知識を問うものです。各用語の意味、全体のコンセプトがわかることが重要です。


学習内容詳細
CPSの学習内容は日本の秘書検定とかなり違った内容で、むしろプレMBAといったほうが近い感じの非常に濃
い内容となっています。秘書というよりも経営管理のために使う知識が満載です。簡単にいえば、経営管理のため
に必要なITの知識と経営管理、人事のために必要な知識とコミュニケーションの手法やビジネス文書の書き方な
どの実務的な内容がセットになったものです。

現在MBAにおいても、重点が経営数字の管理からIT Management や Leadership などの
Communication能力のほうに力点が移ってきておりますので、そういう意味ではMBAの将来を大胆に取り
入れた内容ともいえます。金融や統計などの数学による経営分析がないMBAともいえます。

CPSには以下の3つのパートがあります。
【PART 1】Office Technology
【PART 2】Office Administration
【PART 3】Management

【PART1】 Office System & Technology  
この章はオフィスで使われるコンピューター、ソフトウェア、ネットワークなどシステムの基本的な概要を理解
すること。実際の問題として一つ一つの用語を理解することで解答できます。 

経営管理のために必要なITの知識を学習する内容で、会社経営を効率的に、かつ、その会社の顧客の
満足度を高めるためにいまやITの導入は不可欠になっています。ここでは、ITのプログラミングの仕方を
覚えるということではなく、経営管理に必要なITの知識を得るというのがこの科目の目標です。この意味では、
日本にある初級システムアドミニストレーターの資格に内容が似ております。
 
【PART2】 Office Administration
ここでは2つのことを学びます。1つ目はRecord Managementと呼ばれるもので、これはどのように記録し、
保管するかの理論です。 その中でも特にファイル管理手法などを学ぶことになります。オフィスは情報に溢れ
ています。この情報をどのように記録し、それを安全、且つ、必要なときに簡単に取り出せるようにするかは
会社の最大の悩みにもなっています。ある調べではオフィスワーカーは仕事の80%以上の時間を必要な情報
を分散されたファイルやPCの中から取り出すために使っているということです。もしこの作業を容易にすること
ができたら会社は非常に簡単に利益を出すことができるということです。 この分野はそういう意味で非常に
重要であるにも関わらず、日本ではあまり勉強できない分野です。この分野の最新の理論を学ぶことで会社
に貢献することができるはずです。 

2つ目はCommunicationの仕方に関することです。これは話す場合、手紙、Emailなど書く場合などいろいろ
なコミュニケーションごとに有効な方法を実践的な見地から学んでいきます。この分野も重要な分野である
ことは言うまでもありません。 

Office Administrationはコミュニケーションの手法やビジネス文書の書き方などの実務的な内容を学習
する内容になっております。これは日本人にとっては、アメリカの企業、外資系などで働く際にはぜひ知って
おかなければならない非常に重要な知識です。

  
【PART3】 Management   
Managementtはあまり馴染みのないものかもしれませんが、会社全体がどのように動いているかを知ること
は楽しいものです。 また自分自身の今後のキャリアを考える上でも大事な物差しを様々な視点から学ぶこと
ができます。ここでは4つのことを学びます。 1)人事管理・研修に関して、2)会計の基礎に関して、3)タイム
マネジメントに関して、そして 4)プレゼンテーション技術に関してです。 

1)人事管理では、経営の基礎から、人材募集、面接などの方法、給料などの決め方までを学びます。これを
学ぶことで自分の給料がどのように決められていくのかがわかります。 また、面接などで会社側がどのよう
な答えを求めているのかなども会社側の考え方からわかることは重要です。

2)会計は会社のお金の流れを知る上で大事なことで、ここでは基礎的なことを学びます。

3)タイムマネジメントは自身のスケジュールの立て方からその管理まで非常に役に立つでしょう。エグゼク
ティブは時間に追われて仕事をしております。また、彼らの時間は1分1秒が会社にとって貴重です。この
時間を有効に生かすのも殺すのも秘書の能力にかかってきます。 

4)最後のプレゼンテーション技術は、日本人のもっとも苦手な分野です。アメリカではこれは技術として小さい
ころから学んでいます。 そのテクニックを学び、練習を繰り返すことで、大勢の人の前で堂々とプレゼンテー
ションができる技術が身につきます。 

Managementは経営管理、人事、会計のために必要な理論や実務の知識を学ぶ内容となっていて、経営
管理の理論では幅広い知識を学ぶことができ、いろいろなケースに当てはめることのできる理論を学ぶこと
ができます。人事は、人材の採用から研修の手法、給料などの報酬の決定法、人事にかかわる法律まで
かなり細かい内容まで学ぶことができます。会計は簿記の仕方から、フィナンシャルステイトメントの分析まで
幅広く学びます。


受験資格確認チャート



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